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Digital statt Papier: Wird alles viel schneller?

Umrüstung im Grundbuchamt Digital statt Papier: Wird alles viel schneller?

Papier ist (fast völlig) passé: Das Eigentum an Gebäuden und Grundstücken in Leipzig wird ausschließlich digital erfasst. Alle neuen Einträge im Grundbuchamt werden nur noch elektronisch bearbeitet. Nach dem Vorbild von Leipzig (hier und in Dresden liefen Pilotprojekte) sollen bis Herbst 2018 alle 25 Grundbuchämter Sachsens umgerüstet sein.

Ergebnis der Digitalisierung im Leipziger Grundbuchamt – leere Regale. Die über Jahrzehnte angelegten Papier-Grundbücher und -akten müssen allerdings weiterhin aufbewahrt werden.

Quelle: André Kempner

Leipzig. Papier ist (fast völlig) passé: Das Eigentum an Gebäuden und Grundstücken in Leipzig wird ausschließlich digital erfasst. Alle neuen Einträge im Grundbuchamt, das seinen Sitz im Paunsdorf Center hat und zum Leipziger Amtsgericht gehört, werden nur noch elektronisch bearbeitet. Nach dem Vorbild von Leipzig – hier sowie in Dresden liefen dazu Pilotprojekte – sollen nun bis zum Herbst 2018 alle 25 sächsischen Grundbuchämter umgerüstet sein. Sachsen ist damit einer der Vorreiter in Deutschland. Welche Veränderungen bringt „digital first“ mit sich? Hier ein Überblick:

Einblick per Mausklick: Es gibt derzeit knapp 189 000 Grundbücher in Leipzig. In diese amtlichen Verzeichnisse von Grundstücken, in denen Eigentumsverhältnisse, Rechte und auf ihnen liegende Lasten erfasst sind, können Notare, Banken und Behörden schon seit 1998 von ihrem Computer aus Einsicht nehmen.

Kein Reißwolf: Alle Daten der Papier-Grundbücher wurden bereits Mitte der 1990er-Jahre elektronisch erfasst. Die Originale kamen jedoch nicht etwa in den Reißwolf, sondern müssen langfristig aufbewahrt werden. „Etwa 10 000 elektronisch geführte Grundbücher kommen jetzt pro Jahr hinzu“, berichtet Andreas Goder, Leiter des Leipziger Grundbuchamtes.

Problem Grundakten: Das Problem stellte jedoch die zu jedem Grundbuch – allerdings weiterhin auf Papier – speziell angelegte Grundakte dar. Sie beinhaltet Kauf-Verträge, notarielle Vollmachten – also alle zu einem Grundstück gehörenden Dokumente und Urkunden.

15 Prozent in Papier: In Leipzig sind nun auch die Grundakten digitalisiert worden. Hier dürfen Notare ihre Unterlagen nur noch in elektronischer Form einreichen. „Diese machen etwa 85 Prozent aus“, sagt Goder. „15 Prozent der Unterlagen kommen noch in Papier – von Bürgern, Banken und Versicherungen.“ Diese werden im Grundbuchamt eingescannt – und danach (wie etwa Erbscheine) entweder zurückgeschickt oder aber vernichtet. „Es gibt Regeln, was zurückgegeben und was vernichtet werden darf“, so Goder. Für Bürger ändere sich nichts; sie könnten auch weiterhin Papier-Dokumente einreichen.

Flickenteppich: Die Digitalisierung der Grundakten in allen sächsischen Grundbuchämtern läuft sukzessive bis Herbst dieses Jahres. Eine schwierige Situation auch für Notare: Da wird hier digital, dort nur Papier, während der Umrüstungsphase gleich beides verlangt. „Sachsen stellt diesbezüglich noch einen Flickenteppich dar, ganz Deutschland erst recht“, meint dazu Amtsgerichts-Vizepräsident Dominik Schulz.

Bearbeitungszeit: „Durch die elektronischen Akten geht aber nicht alles schneller“, dämpft Andreas Goder diesbezügliche Erwartungen. „Nur die Bearbeitung der Anträge ist eine andere. Ob ein Dokument als Papier oder in elektronischer Form eingereicht wird – wir müssen es so oder so prüfen.“ Die Bearbeitung der Anträge dauert derzeit durchschnittlich zwei bis drei Monate, für einige Leipziger Gemarkungen allerdings auch länger als drei Monate. „Das ist nicht in Ordnung, wir arbeiten daran“, versichert Goder.

Mehr Anträge durch Immobilienboom: Immerhin ist aufgrund des Immobilienbooms und der florierenden Grundstücksgeschäfte in Leipzig die Anzahl der Anträge auf Grundbucheintragungen rasant gestiegen. 40 200 waren es 2016; 2260 mehr als 2015. Für dieses Jahr werden etwa 39 000 Anträge erwartet.

Vorteile: Ein großes Plus der Digitalisierung ist, dass Rechtspfleger und Urkundsbeamte Bürgern bei telefonischen Anfragen sofort Auskunft geben können. Zudem werden immer mehr Behörden immer besser miteinander vernetzt.

Vollbremsung: „Und wir brauchen viel weniger Archivkapazität“, so Vizepräsident Schulz. Etwa 8000 laufende Meter Grundbücher und -akten lagern im Leipziger Amt; bis vor Kurzem kamen jährlich noch 120 bis 150 laufende Meter hinzu; jetzt sind es nur noch etwa 15. „Das ist schon eine ziemliche Vollbremsung“, so Goder.

Quantensprung: Für Notare in Leipzig wie in ganz Deutschland bahnt sich „ein nächster Quantensprung“ an, wie Notar Hans-Jörg Jarke meint. Auch sie sollen künftig sämtliche neue Urkunden digitalisieren. „Ab 2022 brauchen wir kein Papier mehr. Unsere Akten führen wir dann auch elektronisch.“

Von Sabine Kreuz

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