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Rechnung richtig stellen – was müssen Selbstständige wissen

ANZEIGE Rechnung richtig stellen – was müssen Selbstständige wissen

Wer den Schritt in die Selbstständigkeit wagt, muss viele Dinge berücksichtigen sowie neue Aufgaben meistern. Neben einem Businessplan, einer guten Finanzierung sowie Geduld und Engagement ist für den Erfolg ebenfalls wichtig, dass dass kaufmännische Aufgaben gewissenhaft erledigt werden.

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Quelle: © Andrey Popov - Fotolia.com

Die verschiedenen unternehmerischen Schritte sollten genau dokumentiert werden, um im Geschäftsalltag wichtige Zahlen im Blick haben zu können. Nicht wenige Selbstständige scheitern, weil sie ihre Einnahmen und Ausgaben nicht genau kennen und sich dadurch verkalkulieren. Daher spielt auch das Rechnungswesen eine entscheidende Rolle.

Warum ist die Rechnungsstellung wichtig?

Einnahmen sind für den Erfolg eines neugegründeten Unternehmens extrem wichtig. Sie decken laufende Kosten und sorgen dafür, dass irgendwann der Break Even Point erreicht wird und Gewinne erwirtschaftet werden. Um diese genau zu erfassen und den Lohn für erbrachte Leistungen in korrekter Höhe zu erhalten, muss der Selbstständige Rechnungen stellen. Sie dienen ihm dazu, einen genauen Überblick über bereits geleistete Arbeit sowie ausstehende oder bereits beglichene Beträge zu erhalten. Darüber hinaus ist das richtige Rechnungsstellen wichtig, um gegenüber dem Finanzamt die Einnahmen dokumentieren zu können.  Daher sind Rechnungen extrem wichtige, geschäftliche Dokumente, die für zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Auch wenn es für Freiberufler eine Ausnahmeregelung für Kleinstbeträge gibt, sollte dennoch auch für Beträge unter 150 Euro eine Rechnung gestellt werden. Sie dient einer vollständigen Buchhaltung und als Beleg, um das auf dem Geschäftskonto eingegangene Geld problemlos zuordnen zu können.
Um kaufmännische Aufgaben auch ohne große Vorkenntnisse erledigen zu können, sind Komplettlösungen für den PC geeignet. Eine umfassende Unternehmenssoftware ermöglicht es dem Selbstständigen von der Buchhaltung bis zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder zum Jahresabschluss verschiedene unternehmerische Pflichten zu erfüllen. Lösungen wie beispielsweise diese sind speziell auf die Bedürfnisse der Anwender ausgerichtet und daher sehr übersichtlich, einfach in der Bedienung und mit Zusatzfunktionen ausgestattet. So ist zum Beispiel das Erstellen von Angeboten, Lieferscheinen und Gutschriften möglich und Überweisungen können über integriertes Online-Banking  durchgeführt werden. Für Selbstständige, die viel unterwegs sind, ist eine Mobil-Funktion besonders praktisch, mit der sich die Software für Unternehmen auch per Smartphone oder Tablet nutzen lässt.

Welche Angaben müssen enthalten sein?

Damit die Rechnung sowohl vom Empfänger als auch vom Aussteller sowie von Dritten nachvollziehbar ist, müssen bestimmte Daten enthalten sein. Dies ist auch wichtig, wenn am Ende des Geschäftsjahres die Gewinn- und Verlustrechnung oder der Jahresabschluss (Bilanzierung) durchzuführen ist. Daher müssen die Namen und Adressen sowohl des Rechnungsstellers als auch des –empfängers genau aufgeführt werden. Auch das Rechnungsdatum, der –betrag sowie die Umsatzsteueridentifikationsnummer sind wichtige Bestandteile.

Weitere wichtige Hinweise:

  • Der Rechnungsbetrag setzt sich aus dem Nettowert in Euro, eventuelle vereinbarten Boni und der zu zahlenden Umsatzsteuer zusammen. Handelt es sich beim Selbstständigen um einen Kleinunternehmer, muss nach §19 UStG keine Umsatzsteuer ausgewiesen und an das Finanzamt abgeführt werden. Diese Regelung kann in Anspruch genommen werden, wenn der Umsatz im Gründungsjahr die Grenze von 17.500 € nicht überschreitet. Wird die Kleinunternehmerregelung angewendet, muss dies auf der Rechnung unbedingt vermerkt sein.
  • Die genauen Angaben zu Produkten/ Leistungen (Art, Menge, etc.) müssen durch den Tag der Auslieferung bzw. den Zeitraum der Leistungserbringung ergänzt werden.
  • Selbstständige müssen bei der Rechnungsnummer darauf achten, dass sie diese nur einmalig vergeben. Sie kann sich aus Buchstaben, Zahlen oder aus Kombinationen von beiden zusammensetzen.
  • Die Rechnung ist außerdem immer im Original zu übermitteln. Wird sie auf elektronischem Weg an den Empfänger versendet, muss sie über eine digitale Unterschrift verfügen. Ansonsten ist sie nicht rechtsgültig und wird vom Finanzamt nicht anerkannt. Über das Fax können Rechnungen nur verschickt werden, wenn weder der Sender noch der Empfänger diese auf dem PC senden/ erhalten. Ansonsten sind diese nicht zulässig.
  • Fehlerfreiheit ist bei einer Rechnung extrem wichtig. Enthält sie Fehler, ist der Rechnungsempfänger im Recht, wenn er diese nicht bezahlt.
  • Spätestens sechs Monate nach Leistungserbringung muss der Selbstständige seine Rechnung gestellt haben.
  • Kleinstbetrag-Rechnungen mit einer Summe unter 150 Euro unterliegen weniger strengen Regeln. Auf die Steuernummer, den Lieferzeitpunkt der erbrachten Leistung sowie auf eine fortlaufende Rechnungsnummer kann der Selbstständige verzichten.
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