Hamburg. Ein erster Schritt zu mehr Konzentration im Büro kann eine Aufgabenmatrix sein. Dazu rät Autor und Coach Chris Bailey in der Zeitschrift „Cosmopolitan“ (Ausgabe Juli 2019). Beschäftigte sollten ihre anstehenden Aufgaben am besten in vier Kategorien einteilen: unnötig, ablenkend, notwendig und zielführend. Das soll helfen, sich auf das Wesentliche zu fokussieren. Als Beispiele nennt er etwa: Die Schreibtischschublade sortieren (unnötig), Social Media checken (ablenkend), Meetings (notwendig) oder To-dos, die tatsächlich anstehen (zielführend).

Um herauszufinden, welche Aufgaben wirklich wichtig sind und zur letzten Kategorie gehören, empfiehlt der Experte, jeden Morgen drei Tagesziele festzulegen. Diese sollte man möglichst konkret sowie schriftlich formulieren. Mit Hilfe dieser Priorisierung könnten Berufstätige verhindern, Zeit mit Unwichtigem zu vergeuden.

Weitere Tipps für konzentriertes Arbeiten

• Ausgeruht sein: "Wer nicht erholt ist und eine schlechte Nacht hatte, wird auch einen schlechten Tag haben", sagt Autor und Berater Jochen Mai. Außerdem sollte man während der Arbeit regelmäßige Pausen einlegen. "Man kann sich ohnehin nur ungefähr 90 Minuten konzentrieren." Nach rund vier Stunden braucht man dann eine längere Pause, am besten mit frischer Luft und einer Runde um den Block.

Mehr lesen:
Powernapping – Fit durch kurzes Nickerchen

• Mails: Oft sind die Mails wie ein "ständiges Getröpfel", sagt Karrierecoach Ute Bölke. Jedes Tröpfchen reißt einen wieder aus der Konzentration heraus. Deshalb schaltet man am besten zunächst Hinweise auf neue Mails aus. Dann sollte man sich Zeitfenster schaffen, in denen man die Post bearbeitet, empfiehlt Bölke. "Ich muss nicht alle Mails sofort beantworten."

Auch interessant:
Expertentipp – E-Mail-Flut im Büro stoppen

• Telefon: Ähnlich wie ständig eingehende E-Mails kann auch das dauernd bimmelnde Telefon die Konzentration bei der Arbeit stören. "Wer nicht gerade in einer Notdienstzentrale arbeitet, kann vielleicht mal einen Anrufbeantworter laufen lassen", sagt Bölke.

• Kollegen: "Natürlich sollte man freundlich und wertschätzend miteinander umgehen", betont Anette Wahl-Wachendorf, Vizepräsidentin des Verbandes der Werks- und Betriebsärzte. "Aber immer ein offenes Ohr haben und somit Arbeit zu jedem Zeitpunkt unterbrechen – das funktioniert nicht." Fragen oder Absprachen könne man daher ohne schlechtes Gewissen aufschieben, wenn man mitten in der Arbeit steckt. Wer gerade Konzentration braucht, könne das im Einzelbüro durch eine geschlossene Tür und im Großraum durch Kopfhörer deutlich machen, sagt Mai.

Lesen Sie auch:
Mittagspause – Zeit, um abzuschalten

• Arbeitszeit: Wer die Möglichkeit hat, seine Arbeitszeit etwas freier zu gestalten, sollte das ruhig nutzen, rät Wahl-Wachendorf. Früher zu kommen oder später zu gehen kann eine gute Möglichkeit sein, in Ruhe arbeiten zu können. Was einem eher liegt, ist individuell unterschiedlich. Bölke gibt allerdings zu bedenken: Wer sehr früh oder auch sehr spät kommt, hat unter Umständen wesentlich weniger Kontakt zu Kollegen oder Kunden.

• Essen und Trinken: Klingt banal, ist aber nicht zu unterschätzen: regelmäßig trinken. Das heißt nicht, sich alle 90 Minuten einen Liter Wasser reinzuwürgen – besser nimmt man alle paar Minuten einen kleinen Schluck. "Wenn man dehydriert, sinkt sie Konzentrationsfähigkeit", erklärt Mai.

Von RND/dpa